Menos reuniones en la Empresa

Written by Mario Vargas on May 18, 2009 – 6:31 pm -

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El tema de las reuniones en la empresa es bastante amplio. En un post anterior ya se había hablado sobre el exceso de las reuniones en la empresa e incluso se daban algunos tips de expertos sobre cómo sacarle provecho a una reunión cuando no había otra alternativa que tener que llevarla a cabo. Ver artículo Reuniones de Trabajo Improductivas haciendo click aquí. También pueden consultar el artículo Sobre las Reuniones en la empresa haciendo click aquí.

En esta ocasión permítanme darles un ejemplo concreto de cuándo no es necesario una reunión sino simplemente una coordinación directa.

A un ingeniero que trabajaba en una empresa textil, se le encargó ver el tema de un outsourcing con una compañía textil del medio ya que
la empresa se estaba quedando sin capacidad en la sección de tejeduría.

El tema demoraba demasiado, la gerencia le insistía al ingeniero y le pedía explicaciones de la demora. El ingeniero argumentaba que el abogado de la empresa aún no tenía el contrato completamente redactado.

El gerente nombró a una persona de planificación para que apoyar en el tema y solucione el entrampamiento. Esta persona de planificación en vez de convocar a una reunión (de esta manera hubiera procedido la mayoría) habló por separado a cada uno de ellos.

Resulta que el problema era solo de comunicación ya que cada uno de ellos hablaba un “idioma” diferente. El ingeniero era un técnico y el abogado no conocía de los términos en textiles. El abogado estaba esperando que el ingeniero le explicara los términos que no entendía para poder completar la redacción del contrato.

Por otro lado, el ingeniero no sabía que el abogado estaba esperando por esas explicaciones y simplemente pensaba qu el abogado se estaba demorando. Parece un problema muy simple de resolver y ustedes se preguntarán: “pero cuál era el problema, simplemente el ingeniero se hubiera acercado al abogado y problema resuelto”, pero los problemas mas simples a veces se vuelven complejos por una falta de comunicación.

Lo que hizo la persona de planificación simplemente fue que el ingeniero explicara los términos que había utilizado y el abogado completó el contrato al día siguiente.

No se necesitó de ninguna reunión. Que se hubiera podido resolver con una reunión, claro que sí, pero se optó por no hacerla y se obtuvo un buen resultado.

Casos como éste hay cientos en una empresa : problemas de comunicación, mala interpretación, falta de química entre las personas, etc etc. Como se manifestó en un post anterior, analicemos bien un tema antes de convocar a una reunión. Veamos, antes de citar a una reunión, sino hay otra alternativa antes de convocarla.



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Sobre las reuniones en la empresa

Written by Mario Vargas on May 13, 2009 – 8:47 am -

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Alguna vez han asistido a una reunión de trabajo y después de hablar muchos temas han salido de la reunión y comprobado que todos han entendido cosas diferentes sobre lo que se dijo o sobre lo que hay que hacer??, no se preocupen que muchas veces es común.

En un post anterior se escribió sobre las reuniones, hacer click en Reuniones de Trabajo Improductivas, no es que esté en desacuerdo con las reuniones de trabajo, sino que muchas veces se realizan infinidad de reuniones que si sumamos, puede ocuparle a una persona unas 6 horas al día o quizás mas, entonces, ¿cuánto le queda para otras cosas?

Una reunión es necesaria cuando se requiere tocar un tema donde muchas personas tienen participación directa y es necesario tener su input al mismo tiempo. En este caso la comunicación uno a uno no es efectiva.

Lo que sí hay que diferenciar es de que la necesidad que una reunión sea llevada a cabo no garantiza que el tema a tratar sea solucionado, la reunión no garantiza la solución, la reunión es solo un FACILITADOR para que, de estar bien dirigida, pueda servir para tomar decisiones acertadas, he ahí el verdadero valor agregado de la reunión.

Si la reunión fue efectiva, no es suficiente tampoco, hay que diseñar un buen sistema de seguimiento, ya que las tareas y/o estrategias a seguir para enfrentar un determinado tema, pueden ser las correctas pero si no se realizan, nada va a cambiar.

Volviendo al tema, el organizador de la reunión debe dejar bien claro el objetivo de la misma, hacer volver al camino en caso de que el tema se esté desviando por otro lado y dejar bien en claro las conclusiones a las que se ha llegado con los responsables si es que los hubiera. Un acta es importante ya que las palabras se las lleva el viento y muchas personas, a veces, sufren de amnesia.

El acta, a no ser que sea algo muy formal, o la política de la empresa así lo exige, no tiene que ser un escrito muy extendido. Solo debe mencionar a los asistentes, los puntos que se tocaron y las conclusiones y/o tareas que se han acordado con los responsables de llevarlas a cabo.

Buena suerte en sus reuniones.



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Reuniones de trabajo improductivas

Written by Mario Vargas on April 6, 2009 – 1:38 pm -

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Todos hemos recibido un mail donde se nos solicita nuestra participación en una reunión para ver un tema determinado y muchas veces hemos dicho : “otra reunión, ¿a qué hora realmente voy a trabajar?”

Y es que las reuniones en el trabajo son cada vez mas contínuas, mas largas y muchas de ellas mas improductivas. Si ustedes ya tienen algunos añitos laborando, podrán comprobar que antes tenían menos reuniones y ahora prácticamente todo el día están en ellas.

¿Qué hace que tengamos tantas reuniones?, ¿mucha desorganización y se necesita una reunión para ponerse de acuerdo?, ¿muchos temas al mismo tiempo por lo que se requiere toma de decisiones en conjunto?, ¿muchas cosas que mostrar?

Leí un libro titulado “Paren la reunión, quiero salirme” que no recuerdo en estos momentos el autor. Bueno, en este libro el autor contaba sus experiencias y demostraba que él había sido exitoso sin convocar a una sola reunión. Todo lo basaba en una coordinación uno a uno.

De repente eliminar completamente las reuniones sea una alternativa extrema pero si estoy seguro que pueden reducirse considerablemente ya que hay temas que pueden tratarse rápidamente en una coordinación con otra persona y luego con otra mas y solucionado el tema.

Quizá no puedas cambiar a la organización entera, pero en mi opinión, antes de convocar a una reunión hay que preguntarse si realmente el tema amerita una convocatoria, si las personas que voy a invitar son realmente las que deben estar, cuál es el objetivo de la reunión, etc.

Podemos leer el artículo “Trece Tips para tener Reuniones Efectivas” donde se detallan interesantes consejos para que si no nos queda otro remedio que convocar a una reunión, dicha reunión sea lo mas efectiva posible tanto para tí como para las personas que has convocado. Haz click aquí


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