Cómo decirle a un funcionario que llegue mas temprano a la empresa

Written by Mario Vargas on May 19, 2009 – 10:20 am -

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Los funcionarios de cierto nivel no tienen hora de ingreso, hay unos que llegan a la oficina a las 8am y otros que llegan a las 9:30 am. De cualquier forma, no es criticable siempre y cuando cumplan con los objetivos de su puesto.

Contaba un buen profesor que tuve, que en cierta empresa un gerente acostumbraba llegar temprano ya que esto le permitía avanzar varios puntos de su agenda, sin embargo, muchos de estos puntos implicaba coordinar con uno de los funcionarios que le reportaban y realmente necesitaba que dicho funcionario llegara mas temprano.

Este gerente podría haber dicho simplemente : “Luis, te voy a pedir que a partir de mañana llegues a las 8 am y no 8:45 am, gracias”, y seguro que Luis al día siguiente habría llegado a la hora que se le solicitó.

Sin embargo, este gerente no quería que el funcionario siga la indicación simplemente por obedecer, sino que debía actuar por convencimiento, debía llegar mas temprano con la convicción de que eso era lo mejor para él y para la compañía. Entonces diseñó un pequeño plan :

1) Buscó un tema que el funcionario dominara, es mas, que le apasione al funcionario.
2) Con base a ese tema, preparó una consulta. Esta consulta no necesariamente era vital para el gerente, pero la preparó de todos modos. Ejemplo : si el funcionario dominaba la reposición de inventarios en los centros de distribución, la pregunta podía ser, ¿cuál es el porcentaje de stock out (falta de inventario) en el centro de distribución de la zona norte?
3) Le pidió a su secretaria que lo llamara a las 8am a su oficina, sabiendo que no lo iba a encontrar. Le pidió también que si no lo encontraba le dejara el mensaje en la grabadora.

Cuando llegó el funcionario buscó sus llamadas y fue a buscar al gerente, así fue el dialogo :
Funcionario : Pedro, ¿necesitabas algo?
Gerente : Ah, hola Lucho, sí en realidad necesitaba un dato urgente para un tema que estoy preparando, era respecto a los stock out en el almacén de la zona norte, pero no te preocupes, ya obtuve el dato (se lo dijo en un tono muy amigable)
Funcionario : Ah, ok, cualquier cosa adicional me avisas.
Gerente : Gracias

El gerente siguió está mecánica durante dos días. Cada uno de estos días el gerente preparó una consulta diferente. El denominador común era un tema de total dominio y agrado del funcionario.

A partir del tercer día, el funcionario comenzó a llegar a las 8am ya que quería participar de los temas que el gerente requería y se sentía contento que el gerente le consultara asuntos que él dominaba.

Si bien, esta “metodología indirecta” no puede aplicarse en todos los casos, este ejemplo es una muestra de cómo se pueden comunicar las cosas a una persona sin ser muy directos, con el valor agregado de que la persona que recibe el mensaje lo recibe con mucha mayor profundidad que si lo hubiese recibido directamente o como una orden.

Cuando tú le haces sentir a las personas que son necesarias e importantes en un determinado tema, la persona se motiva y cambia de actitud.


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Los proyectos y los recursos humanos

Written by Mario Vargas on April 1, 2009 – 6:10 pm -

En las empresas siempre existen diferentes iniciativas y planes que se convierten en proyectos a realizar. Estos proyectos se estructuran en un cronograma de actividades con duraciones estimadas para cada actividad a fin de tener una fecha determinada en que se alcanzará el término del proyecto. Dicho cronograma se elabora en un excel, en un microsoft project o en alguna otra herramienta.
Sin embargo, muchas veces, en una empresa existen una diversidad de proyectos cuyos participantes pertenecen a diferentes areas de la compañía. Cuando se elabora el cronograma del proyecto, muchas veces, aunque no lo parezca, asumimos implícitamente que los recursos humanos son ilimitados. Por lo tanto, la compañía tiene muchos proyectos con muchas actividades y las duraciones de cada actividad se estiman asumiendo que la persona o grupo de personas que lo va a realizar solo tiene ese proyecto entre manos y se olvidan que una persona puede estar involucrado en 4 ó 5 proyectos que no le va a permitir avanzar de acuerdo al ritmo en que se ha establecido en el cronograma.
Mucho cuidado con esto. Es por este motivo que los proyectos se atrazan, el grado de avance es menor al estimado en el cronograma, se ve a la gente trabajando a 100 por hora, sin embargo los proyectos van atrazados, y la gerencia dice “¿qué pasa, por que nos atrazamos?” “vamos a tener que poner mas presión”, “vamos a tener que trabajar el sábado o el domingo”. En realidad, muchos proyectos se atrazan porque simple y llanamente en el momento en que se elaboró su respectivo cronograma, no se tuvo en cuenta que el factor humano tiene un límite. El mal llamado “costo fijo” tiene un límite, el mal llamado “costo fijo” no puede soportar niveles mayores de carga de trabajo, por lo que hay dos caminos : o aguantamos el ritmo y disminuímos el número de proyectos priorizando los más importantes o conseguimos un recurso humano (aunque sea en forma temporal) que nos apoye en actividades específicas.
Es mucho mejor manejar por ejemplo 2 proyectos a la vez ,concentrarse en ellos para terminarlos en menor tiempo y luego seguir con otros dos. Así por ejemplo, hay universidades que en sus cursos de post grado emplean este sistema. Los alumnos llevan solo 2 cursos pero la duración de esos 2 cursos es de 20 días o un mes, pero en dicho periodo los alumnos se dedican completamente y la exigencia es bastante fuerte. Cuando acaban estos cursos siguen con los 2 siguientes. Es mucho mas efectivo que llevar 6 materias en 3 ó 4 meses y la asimilación del alumno es también mucho mejor.
Para concluir, es muy importante tener en cuenta el recurso humano, éste debe contabilizarse en todos los proyectos donde participe a fin de que se plantee un tope que nos de una voz de alarma a fin de tomar otros caminos como los que se han descrito.




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