Viviendo el Negocio

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Por si no han leído las partes anteriores, les sugiero hacer click en los siguientes vínculos :
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Este tema muchas veces se relaciona con el establecimiento de objetivos dentro de una empresa. Como saben, todas las empresas (por lo menos la mayoría) establece objetivos para el personal a fin de que sean cumplidos en un periodo determinado de tiempo, generalmente un año. Es lo que llamamos la administración por objetivos.

Muchas empresas tienen como política que sea la misma gente quien proponga sus propios objetivos para que luego sean revisados y/o coordinados con su jefe a fin de que sean aprobados. Realmente en la práctica, la gente propone pero realmente es el jefe el que coloca el objetivo final.

Para definir correctamente un objetivo se emplea la conocida regla SMART, es decir, un objetivo debe ser Específico (Specific), Medible (Measurable), Realizable (Achievable), Realista (Realistic) y Limitado en tiempo (Time-Bound).

El problema es que muchas veces incurrimos en el error de trazar objetivos fuera de la realidad. Trazamos objetivos sin estar seguros de los recursos con qué contamos para lograrlos; mas aún, trazamos objetivos basándonos solo en el hecho de que tenemos que mejorar lo logrado el año anterior.

Tener como objetivo el superar el año anterior está muy bien, pero no nos olvidemos de los recursos. Muchas veces, antes de trazar los objetivos se elabora el presupuesto de gastos e inversiones, o sea al revés. Son los objetivos y metas que se trazan las que deben dar los liniamientos para el presupuesto, es decir, primero los objetivos y en segundo lugar el presupuesto.

No nos olvidemos del rey de la historia del ajedrez. El rey prometió un objetivo que no pudo cumplir. ¿El objetivo era específico? si lo era, consistía en entregar al campesino el maíz. ¿era medible? también era medible, pero no se midió antes de definir el objetivo, si se hubiese hecho no se hubiera prometido tanta cantidad. No era realizable ni realista tal como se ha podido comprobar. Con respecto al tiempo, si estaba definido porque el rey había prometido la entrega del maíz en ese mismo momento porque pensaba que era cuestión de traer un poco del almacén.

Entonces, a la hora de diseñar un objetivo, no caigamos en el caso del rey. Está bien que busquemos mejorar, superar lo logrado hasta ahora, pero debemos ser realistas en señalar adonde queremos llegar. Veamos si tenemos los recursos materiales y humanos para alcanzar el objetivo.

Muchas veces, creemos que un objetivo retador es un objetivo demasiado alto y no es así. Un objetivo retador es un objetivo que cuesta mucho trabajo alcanzarlo pero es posible si se hace una eficiente combinación de recursos y disponibilidad de tiempo.

A veces pensamos que tenemos todo el tiempo del mundo y no nos damos cuenta que estamos metidos en muchas cosas y a pesar de que podamos tener los recursos, es tiempo lo que no tenemos.

El caso del rey nos enseña también a que en muchas ocasiones trazamos objetivos sin tener una idea clara de lo que significan y cuando empezamos a desarrollarlos recien nos damos cuenta que el trabajo es mucho mas de lo que habíamos pensado o proyectado inicialmente.

En un próximo post hablaremos mas directamente de los objetivos dentro de una empresa. Si desean ver mayor detalle sobre el método SMART, hacer click aquí

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Continuemos con este tema. En caso que no haya leído la parte 1, por favor hacer click aquí

Como habíamos dicho, el rey se quedó muy sorprendido porque sus calculistas le dijeron que toda la cosecha de maíz del reino sumada a la de los países vecinos, no alcanzaba para darle al campesino lo que había solicitado. Es mas, ni siquiera alcanzarìa sumando las cosechas de muchos años.

¿Saben cuánto era esa cantidad? 18,446,744,073,709,600,000 granos de maíz equivalente a 6,825,295,307,273 toneladas. ¿alguien puede leer estas cifras sin equivocarse o sin necesidad de estar contando las comas?? Compruében la cantidad haciendo el ejercicio en una hoja excel.

Quizás debamos expresarlo de otra forma para comprender la verdadera magnitud de este número. Para llegar a alcanzar esa cantidad se requiere toda la producción mundial de maíz durante 8,500 años. Hagan el cálculo considerando una producción mundial anual de 800 millones de toneladas.

Como comprenderán, el rey no sabía que hacer. Por un lado había dado su palabra con la seguridad que podía cumplirla y por el otro lado, el premio solicitado era imposible de satisfacer. Felizmente, el campesino liberó al rey de su promesa ya que no estaba interesado en bienes materiales.

Vayamos a la tercera parte de este tema donde mostraremos la relación que hay con el quehacer de las empresas, especialmente cuando se plantean objtetivos. Haga click aquí para la parte 3

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Ustedes dirán que tiene que ver el ajedrez con temas de empresa, pues vayamos poco a poco.

Muchos de ustedes seguramente han leído la historia del ajedrez. Se cuenta que un rey convocó a un concurso para que le presentaran un juego que lo entretuviera, tal es así que Sisa, un campesino, se presentó al rey y le mostró el juego que había inventado.

El rey quedó tan maravillado que le dijo al campesino que él mismo escogiera lo que quisiera como premio, un palacio, oro, la gobernación de una provincia, etc etc. El campesino solo le pidió maíz. Solo que la cantidad que pidió estaba explicado de una manera muy especial.

Pidió que en el primer casillero del tablero de ajedrez se colocara un grano, en el segundo casillero 2 granos, en el tercero 4 granos, en el cuarto 8 granos y así sucesívamente ir duplicando la cantidad en cada casillero hasta completar los 64 casilleros que tiene el tablero.

El rey se quedó extrañado diciéndole por qué pedía tan poco, pero el campesino insistió, así que el rey, haciendo honor a que le había prometido darle lo que el campesino quisiera, ordenó que calcularan la cantidad y le dieran el maíz.

La sorpresa del rey fue mayúscula cuando sus calculistas le dijeron la cantidad de maíz que había que darle al campesino. Realmente fue una gran sorpresa para el rey.
Por favor hacer click aquí para pasar a la segunda parte

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Con el problema de la Gripe AH1N1 que ha estado golpeando y poniendo en riesgo a muchos países, muchas empresas sacaron su plan de contingencia para no detener sus operaciones.

Normalmente, un plan de contingencia abarca muchos aspectos pero en este caso en particular, que es un problema de salud, las empresas que cuentan con dicho plan tienen seleccionados quiénes son las personas claves en toda area o proceso de trabajo a fin de que sean ellos quienes permanezcan en la empresa en caso el resto de personal tenga que retirarse a sus hogares.

Normalmente son las grandes corporaciones, empresas grandes y algunas medianas las que tienen un plan de contingencia que abarca muchos aspectos. Sin embargo, esto nos debe hacer pensar en que toda empresa, por mas chica que sea, debería contar con un plan de contingencia.

Independientemente de la gripe AH1N1, posíblemente, dicho plan no sea muy amplio o detallado, pero si debe contemplar, definitivamente, el tema del personal :

- ¿Qué hacer si faltan varios trabajadores, sea el motivo que fuera?, ¿están preparados para que otros tomen las riendas por uno o mas días? Es por eso la importancia que una empresa debe dar a la preparación de la gente, ya que nadie es eterno en el puesto. En relación a la capacitación ya se ha escrito en un post anterior. Haga click aquí

Llevemos pues a la práctica lo que muchos difunden, que la gente es el principal activo de la empresa. La empresa debe preparar a la gente para que puedan asumir otros roles en el futuro, estos roles pueden ser al mismo nivel o a un nivel superior. Esta preparación soporta cualquier plan de contingencia en cuanto a personal se refiere.

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Si le preguntas a un trabajador, cualquiera sea su nivel dentro de la empresa, si un aumento de sueldo y/o una bonificación en efectivo le incentiva, la respuesta lógica parece ser SI POR SUPUESTO.

A un trabajador de nivel básico dentro de una empresa, con un salario bajo y quizás con necesidades básicas aún no cubiertas, seguramente que lo va a incentivar y será un motivo para que se siga esforzando.

Sin embargo, para un trabajador profesional que labora en una empresa, el dinero o las bonificaciones que cobre por el logro de objetivos, es importante pero no es lo único. Un profesional se motiva con otro tipo de incentivos dependiendo de la forma de ser de la persona.

Así por ejemplo, hay gente que le gusta que la empresa le proporcione nuevos retos en forma continua ya que se aburren si hacen la misma actividad o rol durante 6 meses. Hay otros que les motiva mucho que los reconozcan, que les hagan saber que son importantes para el equipo, cuando se sienten necesarios.

Le agregaría que un buen incentivo es el tiempo libre que la empresa otorga. Es decir, por el logro de objetivos, no solo recompensar con el “famoso billete” sino también otorgar tiempo libre para que el colaborador lo dedique a sus asuntos familiares y personales.

Al respecto, les muestro un interesante artículo donde toca varios puntos respecto a la motivación. Hacer click aquí

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Los expertos comentan y la vida laboral en la misma empresa lo confirma, que la Factibilidad Estratégica es clave. Por tal motivo, en el ejemplo de instalar una lavandería propia en la empresa no era bien recibido en un negocio donde “no querían saber nada sobre lo que no era su core”.

Y las cosas también se aplican si la situación fuera al revés. Así por ejemplo, hay empresas que están seriamente comprometidas con el cuidado del medio ambiente .

Estas empresas tienen proyectos que al ejecutarlos mejorarán sustancialmente la forma como envían desechos a la alcantarilla, mejorarán sustancialmente el envío de gases al medio ambiente, un mejor tratamiento de residuos sólidos y en fin una serie de proyectos que buscan mejorar el medio ambiente.

La estrategia de estas empresas se basa en el cuidado del medio ambiente. Una evaluación económica hecha de una “manera fría” posiblemente de como resultado que no hay rentabilidad, VAN negativo, Recuperación del capital muy a largo plazo, etc, etc.

Pero estas empresas, en concordancia con su estrategia, con su concepto de negocio, definitívamente dan luz verde al proyecto y el proyecto se ejecuta pese a que no es rentable económicamente.

Claro, que un proyecto ecológico es rentable por donde se mire, pero los beneficios son a largo plazo, pero aquí lo que se desea mostrar es que es posible aceptar un proyecto pese a que su retorno no es inmediato sino muy pero muy a largo plazo.

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En el anterior post se había hablado sobre la factibilidad técnica y la factibilida económica y se mencionaba que el factor económico no es el único a tener en cuenta para determinar si ejecutamos un proyecto en la empresa o negocio.

Un factor importantísimo a tener en cuenta es la Factibilidad Estratégica. Con esto queremos decir en evaluar si el proyecto en evaluación está en concordancia con la estrategia de la empresa o negocio.

Así por ejemplo, en una empresa metal mecánica donde todos los trabajadores usan uniformes, los uniformes se envían a lavar a una lavandería que tiene un contrato con la empresa.

Es posible que alguien, pensando en proponer un proyecto de ahorro, plantee instalar una lavandería propia en la empresa, efectúe la evaluación económica respectiva y en realidad salga un buen negocio lavarlo en la misma empresa. Un buen VAN, un buen TIR, Recuperación rápida, etc.

Este proyecto del ejemplo si bien resulta rentable, no es suficiente para decidir hacer la lavandería, así sea rentable, haya un sitio donde hacerlo, no haya ningún problema en ejecutarlo……no es suficiente.

Hay que revisar la estrategia de la empresa, cómo el negocio conceptualiza sus diferentes actividades. Pueda ser que esta empresa esté focalizada en el core del negocio, únicamente en lo que el negocio sabe hacer y todo lo demás lo haga vía outsourcing (transporte, lavandería, comedor, etc).

Si es así, el proyecto planteado no es factible estratégicamente hablando. Continuaremos en el siguiente post con detalles adicionales sobre este tema.

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Todos hemos recibido un mail donde se nos solicita nuestra participación en una reunión para ver un tema determinado y muchas veces hemos dicho : “otra reunión, ¿a qué hora realmente voy a trabajar?”

Y es que las reuniones en el trabajo son cada vez mas contínuas, mas largas y muchas de ellas mas improductivas. Si ustedes ya tienen algunos añitos laborando, podrán comprobar que antes tenían menos reuniones y ahora prácticamente todo el día están en ellas.

¿Qué hace que tengamos tantas reuniones?, ¿mucha desorganización y se necesita una reunión para ponerse de acuerdo?, ¿muchos temas al mismo tiempo por lo que se requiere toma de decisiones en conjunto?, ¿muchas cosas que mostrar?

Leí un libro titulado “Paren la reunión, quiero salirme” que no recuerdo en estos momentos el autor. Bueno, en este libro el autor contaba sus experiencias y demostraba que él había sido exitoso sin convocar a una sola reunión. Todo lo basaba en una coordinación uno a uno.

De repente eliminar completamente las reuniones sea una alternativa extrema pero si estoy seguro que pueden reducirse considerablemente ya que hay temas que pueden tratarse rápidamente en una coordinación con otra persona y luego con otra mas y solucionado el tema.

Quizá no puedas cambiar a la organización entera, pero en mi opinión, antes de convocar a una reunión hay que preguntarse si realmente el tema amerita una convocatoria, si las personas que voy a invitar son realmente las que deben estar, cuál es el objetivo de la reunión, etc.

Podemos leer el artículo “Trece Tips para tener Reuniones Efectivas” donde se detallan interesantes consejos para que si no nos queda otro remedio que convocar a una reunión, dicha reunión sea lo mas efectiva posible tanto para tí como para las personas que has convocado. Haz click aquí

Si una empresa manufacturera no trabaja con pedidos sino que trabaja para stock (como bienes de consumo masivo por ejemplo), es conocido por todos que primero hay que planificar la demanda con base a las ventas históricas, tendencias, estacionalidades que pudiesen existir y teniendo en cuenta también la situación actual y los acontecimientos que pudiesen ocurrir. Luego de planificar la demanda y teniendo un estimado de las ventas futuras, se procede a realizar el plan de distribución, es decir, la forma cómo se va a canalizar dicha demanda a través de los diferentes almacenes o canales de distribución de la empresa. Luego viene el plan de producción, que dependiendo del nivel de inventarios que tenga la empresa en ese momento, tendrá o no semejanza con el plan de ventas que se ha estimado. Por último viene el plan de compras de los insumos, donde se planifica la compra - previa revisión de los niveles de inventario. Lo descrito es un esquema general del sistema logístico : Plan de Ventas, Plan de Distribución, Plan de Producción y Plan de Compras, el cual abarca toda la cadena de abastecimiento.
Es conocido y lógico que para que este sistema sea eficiente y cumpla con los objetivos, la planeación de la demanda debe ser hecha de la mejor manera posible y para esto existen una serie de mecanismos, técnicas estadísticas y software que ayudan en este sentido y es en este punto donde hay que considerar el tema de “los extremos del espectro”. En un extremo está “100% de planificación” y en el otro está “100% reacción”. ¿En qué punto del expectro se encuentra tu empresa? ¿es full planificación? ¿es full reacción? Lo mas probable es que no sea ni lo uno ni lo otro, entonces ¿en qué punto está? Si trazamos una recta donde en el extremo izquierdo se sitúa “full planificación” y en el extremo derecho colocamos “full reacción”, ¿en qué punto está, en el medio, mas a la derecha, mas a la izquierda?
En el siguiente post haremos algunos comentarios al respecto que nos ayudarán a precisar en qué punto estamos y en qué punto es mas conveniente estar.

Si nosotros tenemos un escritorio de 140×75cm todo lo llenamos de cuadernos, el teléfono, documentos, folletos, etc etc. y decimos “me falta espacio”. Sin embargo, si tuviéramos un escritorio en forma de L con 4m de largox75cm de ancho, les aseguro que la mayoría de las personas se encargarían de tenerlo completamente lleno : le agregan la PC, la impresora, otra maquinita adicional, mas cuadernos, etc, etc. Me gusta usar este ejemplo para demostrar que si disponemos facilmente de los recursos, realmente no nos preocupamos mucho de generar ideas innovadoras para obtener beneficios con pocos recursos.
Las empresas, buscando optimizar sus costos, incentivan al personal a generar ideas creativas, que les permitan hacer su trabajo eficientemente sin muchos recursos a la mano o con un presupuesto recortado y/o a generar proyectos que permitan un ahorro a la empresa o un ingreso adicional.
A veces pensamos que para generar buenas ideas que funcionen se necesita mucha complejidad, sin embargo, hay muchos ejemplos, donde ideas simples que a primera vista parece que no van a funcionar, resultan ser grandes proyectos que en la actualidad están en plena ejecución.
Para muestra les doy el siguiente link, Emprendedores, donde ingeniosas personas convirtieron ideas simples en grandes proyectos.  Y no podía faltar la selección hecha por la Revista Fast Company sobre las Empresas mas Innovadoras,  excelente.

Tú puedes también generar buenas ideas ya sea para dar valor agregado a tu empresa o para ti mismo, para generar tus propios ingresos.