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Empresa | Viviendo el Negocio - Part 2

El Ajedrez y la Empresa - Parte 2

Written by Mario Vargas on June 21, 2009 – 8:57 pm -

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Continuemos con este tema. En caso que no haya leído la parte 1, por favor hacer click aquí

Como habíamos dicho, el rey se quedó muy sorprendido porque sus calculistas le dijeron que toda la cosecha de maíz del reino sumada a la de los países vecinos, no alcanzaba para darle al campesino lo que había solicitado. Es mas, ni siquiera alcanzarìa sumando las cosechas de muchos años.

¿Saben cuánto era esa cantidad? 18,446,744,073,709,600,000 granos de maíz equivalente a 6,825,295,307,273 toneladas. ¿alguien puede leer estas cifras sin equivocarse o sin necesidad de estar contando las comas?? Compruében la cantidad haciendo el ejercicio en una hoja excel.

Quizás debamos expresarlo de otra forma para comprender la verdadera magnitud de este número. Para llegar a alcanzar esa cantidad se requiere toda la producción mundial de maíz durante 8,500 años. Hagan el cálculo considerando una producción mundial anual de 800 millones de toneladas.

Como comprenderán, el rey no sabía que hacer. Por un lado había dado su palabra con la seguridad que podía cumplirla y por el otro lado, el premio solicitado era imposible de satisfacer. Felizmente, el campesino liberó al rey de su promesa ya que no estaba interesado en bienes materiales.

Vayamos a la tercera parte de este tema donde mostraremos la relación que hay con el quehacer de las empresas, especialmente cuando se plantean objtetivos. Haga click aquí para la parte 3


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El Ajedrez y la Empresa - Parte 1

Written by Mario Vargas on June 21, 2009 – 8:55 pm -

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Ustedes dirán que tiene que ver el ajedrez con temas de empresa, pues vayamos poco a poco.

Muchos de ustedes seguramente han leído la historia del ajedrez. Se cuenta que un rey convocó a un concurso para que le presentaran un juego que lo entretuviera, tal es así que Sisa, un campesino, se presentó al rey y le mostró el juego que había inventado.

El rey quedó tan maravillado que le dijo al campesino que él mismo escogiera lo que quisiera como premio, un palacio, oro, la gobernación de una provincia, etc etc. El campesino solo le pidió maíz. Solo que la cantidad que pidió estaba explicado de una manera muy especial.

Pidió que en el primer casillero del tablero de ajedrez se colocara un grano, en el segundo casillero 2 granos, en el tercero 4 granos, en el cuarto 8 granos y así sucesívamente ir duplicando la cantidad en cada casillero hasta completar los 64 casilleros que tiene el tablero.

El rey se quedó extrañado diciéndole por qué pedía tan poco, pero el campesino insistió, así que el rey, haciendo honor a que le había prometido darle lo que el campesino quisiera, ordenó que calcularan la cantidad y le dieran el maíz.

La sorpresa del rey fue mayúscula cuando sus calculistas le dijeron la cantidad de maíz que había que darle al campesino. Realmente fue una gran sorpresa para el rey.
Por favor hacer click aquí para pasar a la segunda parte


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Cómo decirle a un funcionario que llegue mas temprano a la empresa

Written by Mario Vargas on May 19, 2009 – 10:20 am -

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Los funcionarios de cierto nivel no tienen hora de ingreso, hay unos que llegan a la oficina a las 8am y otros que llegan a las 9:30 am. De cualquier forma, no es criticable siempre y cuando cumplan con los objetivos de su puesto.

Contaba un buen profesor que tuve, que en cierta empresa un gerente acostumbraba llegar temprano ya que esto le permitía avanzar varios puntos de su agenda, sin embargo, muchos de estos puntos implicaba coordinar con uno de los funcionarios que le reportaban y realmente necesitaba que dicho funcionario llegara mas temprano.

Este gerente podría haber dicho simplemente : “Luis, te voy a pedir que a partir de mañana llegues a las 8 am y no 8:45 am, gracias”, y seguro que Luis al día siguiente habría llegado a la hora que se le solicitó.

Sin embargo, este gerente no quería que el funcionario siga la indicación simplemente por obedecer, sino que debía actuar por convencimiento, debía llegar mas temprano con la convicción de que eso era lo mejor para él y para la compañía. Entonces diseñó un pequeño plan :

1) Buscó un tema que el funcionario dominara, es mas, que le apasione al funcionario.
2) Con base a ese tema, preparó una consulta. Esta consulta no necesariamente era vital para el gerente, pero la preparó de todos modos. Ejemplo : si el funcionario dominaba la reposición de inventarios en los centros de distribución, la pregunta podía ser, ¿cuál es el porcentaje de stock out (falta de inventario) en el centro de distribución de la zona norte?
3) Le pidió a su secretaria que lo llamara a las 8am a su oficina, sabiendo que no lo iba a encontrar. Le pidió también que si no lo encontraba le dejara el mensaje en la grabadora.

Cuando llegó el funcionario buscó sus llamadas y fue a buscar al gerente, así fue el dialogo :
Funcionario : Pedro, ¿necesitabas algo?
Gerente : Ah, hola Lucho, sí en realidad necesitaba un dato urgente para un tema que estoy preparando, era respecto a los stock out en el almacén de la zona norte, pero no te preocupes, ya obtuve el dato (se lo dijo en un tono muy amigable)
Funcionario : Ah, ok, cualquier cosa adicional me avisas.
Gerente : Gracias

El gerente siguió está mecánica durante dos días. Cada uno de estos días el gerente preparó una consulta diferente. El denominador común era un tema de total dominio y agrado del funcionario.

A partir del tercer día, el funcionario comenzó a llegar a las 8am ya que quería participar de los temas que el gerente requería y se sentía contento que el gerente le consultara asuntos que él dominaba.

Si bien, esta “metodología indirecta” no puede aplicarse en todos los casos, este ejemplo es una muestra de cómo se pueden comunicar las cosas a una persona sin ser muy directos, con el valor agregado de que la persona que recibe el mensaje lo recibe con mucha mayor profundidad que si lo hubiese recibido directamente o como una orden.

Cuando tú le haces sentir a las personas que son necesarias e importantes en un determinado tema, la persona se motiva y cambia de actitud.


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Menos reuniones en la Empresa

Written by Mario Vargas on May 18, 2009 – 6:31 pm -

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El tema de las reuniones en la empresa es bastante amplio. En un post anterior ya se había hablado sobre el exceso de las reuniones en la empresa e incluso se daban algunos tips de expertos sobre cómo sacarle provecho a una reunión cuando no había otra alternativa que tener que llevarla a cabo. Ver artículo Reuniones de Trabajo Improductivas haciendo click aquí. También pueden consultar el artículo Sobre las Reuniones en la empresa haciendo click aquí.

En esta ocasión permítanme darles un ejemplo concreto de cuándo no es necesario una reunión sino simplemente una coordinación directa.

A un ingeniero que trabajaba en una empresa textil, se le encargó ver el tema de un outsourcing con una compañía textil del medio ya que
la empresa se estaba quedando sin capacidad en la sección de tejeduría.

El tema demoraba demasiado, la gerencia le insistía al ingeniero y le pedía explicaciones de la demora. El ingeniero argumentaba que el abogado de la empresa aún no tenía el contrato completamente redactado.

El gerente nombró a una persona de planificación para que apoyar en el tema y solucione el entrampamiento. Esta persona de planificación en vez de convocar a una reunión (de esta manera hubiera procedido la mayoría) habló por separado a cada uno de ellos.

Resulta que el problema era solo de comunicación ya que cada uno de ellos hablaba un “idioma” diferente. El ingeniero era un técnico y el abogado no conocía de los términos en textiles. El abogado estaba esperando que el ingeniero le explicara los términos que no entendía para poder completar la redacción del contrato.

Por otro lado, el ingeniero no sabía que el abogado estaba esperando por esas explicaciones y simplemente pensaba qu el abogado se estaba demorando. Parece un problema muy simple de resolver y ustedes se preguntarán: “pero cuál era el problema, simplemente el ingeniero se hubiera acercado al abogado y problema resuelto”, pero los problemas mas simples a veces se vuelven complejos por una falta de comunicación.

Lo que hizo la persona de planificación simplemente fue que el ingeniero explicara los términos que había utilizado y el abogado completó el contrato al día siguiente.

No se necesitó de ninguna reunión. Que se hubiera podido resolver con una reunión, claro que sí, pero se optó por no hacerla y se obtuvo un buen resultado.

Casos como éste hay cientos en una empresa : problemas de comunicación, mala interpretación, falta de química entre las personas, etc etc. Como se manifestó en un post anterior, analicemos bien un tema antes de convocar a una reunión. Veamos, antes de citar a una reunión, sino hay otra alternativa antes de convocarla.



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Gripe AH1N1 y la Empresa

Written by Mario Vargas on May 18, 2009 – 11:59 am -

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Con el problema de la Gripe AH1N1 que ha estado golpeando y poniendo en riesgo a muchos países, muchas empresas sacaron su plan de contingencia para no detener sus operaciones.

Normalmente, un plan de contingencia abarca muchos aspectos pero en este caso en particular, que es un problema de salud, las empresas que cuentan con dicho plan tienen seleccionados quiénes son las personas claves en toda area o proceso de trabajo a fin de que sean ellos quienes permanezcan en la empresa en caso el resto de personal tenga que retirarse a sus hogares.

Normalmente son las grandes corporaciones, empresas grandes y algunas medianas las que tienen un plan de contingencia que abarca muchos aspectos. Sin embargo, esto nos debe hacer pensar en que toda empresa, por mas chica que sea, debería contar con un plan de contingencia.

Independientemente de la gripe AH1N1, posíblemente, dicho plan no sea muy amplio o detallado, pero si debe contemplar, definitivamente, el tema del personal :

- ¿Qué hacer si faltan varios trabajadores, sea el motivo que fuera?, ¿están preparados para que otros tomen las riendas por uno o mas días? Es por eso la importancia que una empresa debe dar a la preparación de la gente, ya que nadie es eterno en el puesto. En relación a la capacitación ya se ha escrito en un post anterior. Haga click aquí

Llevemos pues a la práctica lo que muchos difunden, que la gente es el principal activo de la empresa. La empresa debe preparar a la gente para que puedan asumir otros roles en el futuro, estos roles pueden ser al mismo nivel o a un nivel superior. Esta preparación soporta cualquier plan de contingencia en cuanto a personal se refiere.



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Sobre las reuniones en la empresa

Written by Mario Vargas on May 13, 2009 – 8:47 am -

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Alguna vez han asistido a una reunión de trabajo y después de hablar muchos temas han salido de la reunión y comprobado que todos han entendido cosas diferentes sobre lo que se dijo o sobre lo que hay que hacer??, no se preocupen que muchas veces es común.

En un post anterior se escribió sobre las reuniones, hacer click en Reuniones de Trabajo Improductivas, no es que esté en desacuerdo con las reuniones de trabajo, sino que muchas veces se realizan infinidad de reuniones que si sumamos, puede ocuparle a una persona unas 6 horas al día o quizás mas, entonces, ¿cuánto le queda para otras cosas?

Una reunión es necesaria cuando se requiere tocar un tema donde muchas personas tienen participación directa y es necesario tener su input al mismo tiempo. En este caso la comunicación uno a uno no es efectiva.

Lo que sí hay que diferenciar es de que la necesidad que una reunión sea llevada a cabo no garantiza que el tema a tratar sea solucionado, la reunión no garantiza la solución, la reunión es solo un FACILITADOR para que, de estar bien dirigida, pueda servir para tomar decisiones acertadas, he ahí el verdadero valor agregado de la reunión.

Si la reunión fue efectiva, no es suficiente tampoco, hay que diseñar un buen sistema de seguimiento, ya que las tareas y/o estrategias a seguir para enfrentar un determinado tema, pueden ser las correctas pero si no se realizan, nada va a cambiar.

Volviendo al tema, el organizador de la reunión debe dejar bien claro el objetivo de la misma, hacer volver al camino en caso de que el tema se esté desviando por otro lado y dejar bien en claro las conclusiones a las que se ha llegado con los responsables si es que los hubiera. Un acta es importante ya que las palabras se las lleva el viento y muchas personas, a veces, sufren de amnesia.

El acta, a no ser que sea algo muy formal, o la política de la empresa así lo exige, no tiene que ser un escrito muy extendido. Solo debe mencionar a los asistentes, los puntos que se tocaron y las conclusiones y/o tareas que se han acordado con los responsables de llevarlas a cabo.

Buena suerte en sus reuniones.



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La Empresa y el principio de Peter

Written by Mario Vargas on April 22, 2009 – 6:06 pm -

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Muchos saben acerca del principio de Peter; es aquella afirmación que dice que todo individuo escala dentro de su organización hasta su nivel de incompetencia.

Conozco el caso de un ingeniero que era jefe del area de tejeduría de una empresa textil. Era muy eficiente en su trabajo y administraba adecuadamente el personal a su cargo.

En esta area realizó un cambio en el diseño de una máquina lo cual permitió reducir las mermas y por lo tanto incrementar sustancialmente la productividad.

Se presentó la oportunidad y lo ascendieron a gerente de producción. Este nuevo rol abarcaba las areas de tejeduría, tintorería, acabado y mantenimiento. Este nuevo puesto le presentaba nuevos retos y lo obligaba a estar muy involucrado con la parte estratégica de la organización así como con la realidad de las ventas.

Por la importancia del puesto, le tocaba realizar presentaciones ante la gerencia general y algunas veces ante el directorio ya que en algunas ocasiones el gerente general llevaba a su equipo para reunirse con el directorio. En dichas presentaciones no salía “muy bien parado” por su falta de experiencia en “estas ligas”. No respondía adecuadamente a las preguntas o le faltaba fundamento en las propuestas que realizaba.

En realidad, era un profesional inteligente, pero era mas apegado a la parte técnica que a la gestión gerencial. Su ascenso fue bastante apresurado, quizás hubiera resultado si su ascenso se hubiera concretado dos ó tres años después, previa preparación.

Lo que ocurrió es que el gerente anterior renunció y era bastante conocedor tanto de la parte técnica como de la gerencial. La gerencia general con la aprobación del directorio, decidió darle la oportunidad a este profesional, pero tomaron una decisión equivocada porque quizá era la persona correcta pero no era el momento indicado.

Este error le costó el puesto al ingeniero y la empresa perdió a un buen técnico.

Este es un ejemplo palpable sobre el principio de Peter. Es por este motivo que las empresas deben preparar cuadros de gente, es decir, deben hacer un plan de carrera para su personal. Analizar quienes “tienen madera” y que solo les falta mayor preparación, para que llegado el momento puedan tomar mayores responsabilidades. Esta es, según mi modo de ver, una forma de evitar que se cumpla el principio de Peter. Asegurarse de que cuando la persona llegue a un nivel mas alto, no falle y sea eficiente en su nuevo rol. Poder saber que aún no está listo a fin de dejarlo todavía en su rol actual y no perjudicar de esta manera ni al trabajador ni a la empresa.

Hay un artículo interesante en “Pymes y Autónomos” sobre este tema y que tiene una particular forma de vencer el principio de Peter. Hacer Click aquí


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Día de la Tierra y la Empresa

Written by Mario Vargas on April 22, 2009 – 10:50 am -

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Hoy 22 de abril ha sido designado como día de la tierra, ES EL CUMPLEAÑOS DE LA TIERRA. La Tierra desea que le demos regalos y hay muchas opciones que escoger y mejor si le damos todos los obsequios.

Hay una serie de artículos referentes a lo que debemos hacer : desconectar los aparatos eléctricos (mejor porque no le regalamos un día de “no televisión”), no usar celular, unirse con vecinos para utilizar solo un auto turnándose, separación de la basura, calentador solar de agua, en fin muchísimas opciones mas.

Al igual que el artículo “Día Mundial del Agua y los Proyectos” (ver artículo haciendo click aquí), en el Día de la Tierra las empresas juegan un rol muy especial ya que son las que consumen una gran cantidad de recursos.

Por tal motivo las empresas deben contemplar dentro de su plan estratégico cómo cuidar mejor el ambiente, cómo cuidar mejor a la madre Tierra para no seguir deteriorándola.

En muchos casos es un tema de costos e inversiones que muchas empresas no pueden financiar, pero pensemos también si realmente no pueden financiarla o es que estamos acostumbrados a tener un nivel determinado de margenes de utilidad a costa de dañar y poner en riesgo el futuro de la vida de las nuevas generaciones.

Revisemos bien el tema, hay iniciativas sencillas como las descritas empezando este artículo y muchas mas que pueden aplicar las empresas. Recordemos que hoy es un día para reconocer que existe un planeta que hay que cuidar, pero también es una reflexión de que al igual que en el Día del Agua, todos los días también deberían ser el Día de la Tierra.

Ver también el artículo “Día Mundial del Agua debe ser todos los días” - haciendo click aquí


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¿Lo despidieron de la Empresa?

Written by Mario Vargas on April 17, 2009 – 9:29 am -

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Dicho de una manera mas elegante, ¿le agradecieron por los importantes servicios prestados?. Si, si es una posibilidad que le puede ocurrir a cualquier profesional y mas en estos tiempos de crisis mundial.

El caso mas común es cuando la empresa necesita urgentemente reducir sus costos, ya se escribió al respecto. Ver “Es la gente el principal activo de la empresa?

Sin embargo también ocurre que muchas veces cuando un profesional es despedido de una empresa o invitado a renunciar, no necesariamente significa que dicha persona sea un mal profesional o ineficiente, o que la empresa está en crisis. Puede darse el caso que la empresa está reorganizando su estructura de cara a procesos diferentes que desea implantar.

Como consecuencia de esa reestructuración, a veces, el perfil de un profesional no encaja en ese nuevo modelo. Así como hay profesionales que se benefician con una reestructuración hay otros que se perjudican, y esto no significa de ninguna manera que los primeros sean mejores que los segundos.

Viéndolo de una manera positiva, a veces el despido obliga a tomar una decisión que nunca se quizo tomar debido a la relativa comodidad que toda persona tiene cuando labora como dependiente en una empresa que al parecer nunca tendrá mayores problemas.

Hay muchos casos en que la persona que es despedida, se engancha en otra empresa o forma su propio negocio y le va mucho mejor que antes, no solo en el aspecto económico sino también en calidad de vida. Conozco personas que cuando fueron despedidas o tomaron la decisión de dejar la empresa, hoy por hoy ganan mas y tienen menos stress que cuando laboraban en dicha empresa.

En Amercia Economía hay un interesante artículo titulado ¿Cómo conseguir trabajo en epoca de crisis?, los invito a leerlo haciendo Click aquí


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Cómo aplicar la tasa interna de retorno en la vida diaria

Written by Mario Vargas on April 16, 2009 – 3:31 pm -

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Muchos de nosotros hemos visto interesantes anuncios en la venta de artefactos electrodomésticos y dichos anuncios muestran un precio al contado y una opción de venta al crédito con una cuota determinada.

Normalmente el aviso puede decir : “Aproveche, 10 cuotas mensuales de 26 c/u o 220 al cash”……………….´¿cómo saber si mas me conviene comprar al crédito o al cash?. A no ser que sea una persona con conocimientos de matemática financiera, la mayoría de la gente realiza una simple suma para determinar con cuál de las dos opciones se queda.

Otras personas se fijan directamente si el monto de la cuota está de acuerdo a sus posibilidades. Como generalmente la cuota no es demasiado alta, resulta atractivo irse por la opción de crédito.

Sin embargo, aquí relatamos una metodología para evaluar realmente cuál de las dos opciones es mejor Read more »


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