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Menos reuniones en la Empresa

Written by Mario Vargas on May 18, 2009 – 6:31 pm -

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El tema de las reuniones en la empresa es bastante amplio. En un post anterior ya se había hablado sobre el exceso de las reuniones en la empresa e incluso se daban algunos tips de expertos sobre cómo sacarle provecho a una reunión cuando no había otra alternativa que tener que llevarla a cabo. Ver artículo Reuniones de Trabajo Improductivas haciendo click aquí. También pueden consultar el artículo Sobre las Reuniones en la empresa haciendo click aquí.

En esta ocasión permítanme darles un ejemplo concreto de cuándo no es necesario una reunión sino simplemente una coordinación directa.

A un ingeniero que trabajaba en una empresa textil, se le encargó ver el tema de un outsourcing con una compañía textil del medio ya que
la empresa se estaba quedando sin capacidad en la sección de tejeduría.

El tema demoraba demasiado, la gerencia le insistía al ingeniero y le pedía explicaciones de la demora. El ingeniero argumentaba que el abogado de la empresa aún no tenía el contrato completamente redactado.

El gerente nombró a una persona de planificación para que apoyar en el tema y solucione el entrampamiento. Esta persona de planificación en vez de convocar a una reunión (de esta manera hubiera procedido la mayoría) habló por separado a cada uno de ellos.

Resulta que el problema era solo de comunicación ya que cada uno de ellos hablaba un “idioma” diferente. El ingeniero era un técnico y el abogado no conocía de los términos en textiles. El abogado estaba esperando que el ingeniero le explicara los términos que no entendía para poder completar la redacción del contrato.

Por otro lado, el ingeniero no sabía que el abogado estaba esperando por esas explicaciones y simplemente pensaba qu el abogado se estaba demorando. Parece un problema muy simple de resolver y ustedes se preguntarán: “pero cuál era el problema, simplemente el ingeniero se hubiera acercado al abogado y problema resuelto”, pero los problemas mas simples a veces se vuelven complejos por una falta de comunicación.

Lo que hizo la persona de planificación simplemente fue que el ingeniero explicara los términos que había utilizado y el abogado completó el contrato al día siguiente.

No se necesitó de ninguna reunión. Que se hubiera podido resolver con una reunión, claro que sí, pero se optó por no hacerla y se obtuvo un buen resultado.

Casos como éste hay cientos en una empresa : problemas de comunicación, mala interpretación, falta de química entre las personas, etc etc. Como se manifestó en un post anterior, analicemos bien un tema antes de convocar a una reunión. Veamos, antes de citar a una reunión, sino hay otra alternativa antes de convocarla.



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Posted in Organizacional |

2 Comments to “Menos reuniones en la Empresa”

  1. luis miguel Says:

    Muy interesante lo que exponeis.

    Si os interesa profundizar el tema de las reuniones, os recomiendo un blog especializado en el tema http://www.reunioneseficaces.blogspot.com

    Un abrazo

  2. Mario Vargas Says:

    Gracias por el dato respecto a este interesante tema.

    Un Abrazo

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