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Organizacional | Viviendo el Negocio - Part 2

Sobre las reuniones en la empresa

Written by Mario Vargas on May 13, 2009 – 8:47 am -

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Alguna vez han asistido a una reunión de trabajo y después de hablar muchos temas han salido de la reunión y comprobado que todos han entendido cosas diferentes sobre lo que se dijo o sobre lo que hay que hacer??, no se preocupen que muchas veces es común.

En un post anterior se escribió sobre las reuniones, hacer click en Reuniones de Trabajo Improductivas, no es que esté en desacuerdo con las reuniones de trabajo, sino que muchas veces se realizan infinidad de reuniones que si sumamos, puede ocuparle a una persona unas 6 horas al día o quizás mas, entonces, ¿cuánto le queda para otras cosas?

Una reunión es necesaria cuando se requiere tocar un tema donde muchas personas tienen participación directa y es necesario tener su input al mismo tiempo. En este caso la comunicación uno a uno no es efectiva.

Lo que sí hay que diferenciar es de que la necesidad que una reunión sea llevada a cabo no garantiza que el tema a tratar sea solucionado, la reunión no garantiza la solución, la reunión es solo un FACILITADOR para que, de estar bien dirigida, pueda servir para tomar decisiones acertadas, he ahí el verdadero valor agregado de la reunión.

Si la reunión fue efectiva, no es suficiente tampoco, hay que diseñar un buen sistema de seguimiento, ya que las tareas y/o estrategias a seguir para enfrentar un determinado tema, pueden ser las correctas pero si no se realizan, nada va a cambiar.

Volviendo al tema, el organizador de la reunión debe dejar bien claro el objetivo de la misma, hacer volver al camino en caso de que el tema se esté desviando por otro lado y dejar bien en claro las conclusiones a las que se ha llegado con los responsables si es que los hubiera. Un acta es importante ya que las palabras se las lleva el viento y muchas personas, a veces, sufren de amnesia.

El acta, a no ser que sea algo muy formal, o la política de la empresa así lo exige, no tiene que ser un escrito muy extendido. Solo debe mencionar a los asistentes, los puntos que se tocaron y las conclusiones y/o tareas que se han acordado con los responsables de llevarlas a cabo.

Buena suerte en sus reuniones.



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La Empresa y el principio de Peter

Written by Mario Vargas on April 22, 2009 – 6:06 pm -

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Muchos saben acerca del principio de Peter; es aquella afirmación que dice que todo individuo escala dentro de su organización hasta su nivel de incompetencia.

Conozco el caso de un ingeniero que era jefe del area de tejeduría de una empresa textil. Era muy eficiente en su trabajo y administraba adecuadamente el personal a su cargo.

En esta area realizó un cambio en el diseño de una máquina lo cual permitió reducir las mermas y por lo tanto incrementar sustancialmente la productividad.

Se presentó la oportunidad y lo ascendieron a gerente de producción. Este nuevo rol abarcaba las areas de tejeduría, tintorería, acabado y mantenimiento. Este nuevo puesto le presentaba nuevos retos y lo obligaba a estar muy involucrado con la parte estratégica de la organización así como con la realidad de las ventas.

Por la importancia del puesto, le tocaba realizar presentaciones ante la gerencia general y algunas veces ante el directorio ya que en algunas ocasiones el gerente general llevaba a su equipo para reunirse con el directorio. En dichas presentaciones no salía “muy bien parado” por su falta de experiencia en “estas ligas”. No respondía adecuadamente a las preguntas o le faltaba fundamento en las propuestas que realizaba.

En realidad, era un profesional inteligente, pero era mas apegado a la parte técnica que a la gestión gerencial. Su ascenso fue bastante apresurado, quizás hubiera resultado si su ascenso se hubiera concretado dos ó tres años después, previa preparación.

Lo que ocurrió es que el gerente anterior renunció y era bastante conocedor tanto de la parte técnica como de la gerencial. La gerencia general con la aprobación del directorio, decidió darle la oportunidad a este profesional, pero tomaron una decisión equivocada porque quizá era la persona correcta pero no era el momento indicado.

Este error le costó el puesto al ingeniero y la empresa perdió a un buen técnico.

Este es un ejemplo palpable sobre el principio de Peter. Es por este motivo que las empresas deben preparar cuadros de gente, es decir, deben hacer un plan de carrera para su personal. Analizar quienes “tienen madera” y que solo les falta mayor preparación, para que llegado el momento puedan tomar mayores responsabilidades. Esta es, según mi modo de ver, una forma de evitar que se cumpla el principio de Peter. Asegurarse de que cuando la persona llegue a un nivel mas alto, no falle y sea eficiente en su nuevo rol. Poder saber que aún no está listo a fin de dejarlo todavía en su rol actual y no perjudicar de esta manera ni al trabajador ni a la empresa.

Hay un artículo interesante en “Pymes y Autónomos” sobre este tema y que tiene una particular forma de vencer el principio de Peter. Hacer Click aquí


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¿Lo despidieron de la Empresa?

Written by Mario Vargas on April 17, 2009 – 9:29 am -

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Dicho de una manera mas elegante, ¿le agradecieron por los importantes servicios prestados?. Si, si es una posibilidad que le puede ocurrir a cualquier profesional y mas en estos tiempos de crisis mundial.

El caso mas común es cuando la empresa necesita urgentemente reducir sus costos, ya se escribió al respecto. Ver “Es la gente el principal activo de la empresa?

Sin embargo también ocurre que muchas veces cuando un profesional es despedido de una empresa o invitado a renunciar, no necesariamente significa que dicha persona sea un mal profesional o ineficiente, o que la empresa está en crisis. Puede darse el caso que la empresa está reorganizando su estructura de cara a procesos diferentes que desea implantar.

Como consecuencia de esa reestructuración, a veces, el perfil de un profesional no encaja en ese nuevo modelo. Así como hay profesionales que se benefician con una reestructuración hay otros que se perjudican, y esto no significa de ninguna manera que los primeros sean mejores que los segundos.

Viéndolo de una manera positiva, a veces el despido obliga a tomar una decisión que nunca se quizo tomar debido a la relativa comodidad que toda persona tiene cuando labora como dependiente en una empresa que al parecer nunca tendrá mayores problemas.

Hay muchos casos en que la persona que es despedida, se engancha en otra empresa o forma su propio negocio y le va mucho mejor que antes, no solo en el aspecto económico sino también en calidad de vida. Conozco personas que cuando fueron despedidas o tomaron la decisión de dejar la empresa, hoy por hoy ganan mas y tienen menos stress que cuando laboraban en dicha empresa.

En Amercia Economía hay un interesante artículo titulado ¿Cómo conseguir trabajo en epoca de crisis?, los invito a leerlo haciendo Click aquí


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Incentiva el dinero en la empresa?

Written by Mario Vargas on April 10, 2009 – 8:04 am -

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Si le preguntas a un trabajador, cualquiera sea su nivel dentro de la empresa, si un aumento de sueldo y/o una bonificación en efectivo le incentiva, la respuesta lógica parece ser SI POR SUPUESTO.

A un trabajador de nivel básico dentro de una empresa, con un salario bajo y quizás con necesidades básicas aún no cubiertas, seguramente que lo va a incentivar y será un motivo para que se siga esforzando.

Sin embargo, para un trabajador profesional que labora en una empresa, el dinero o las bonificaciones que cobre por el logro de objetivos, es importante pero no es lo único. Un profesional se motiva con otro tipo de incentivos dependiendo de la forma de ser de la persona.

Así por ejemplo, hay gente que le gusta que la empresa le proporcione nuevos retos en forma continua ya que se aburren si hacen la misma actividad o rol durante 6 meses. Hay otros que les motiva mucho que los reconozcan, que les hagan saber que son importantes para el equipo, cuando se sienten necesarios.

Le agregaría que un buen incentivo es el tiempo libre que la empresa otorga. Es decir, por el logro de objetivos, no solo recompensar con el “famoso billete” sino también otorgar tiempo libre para que el colaborador lo dedique a sus asuntos familiares y personales.

Al respecto, les muestro un interesante artículo donde toca varios puntos respecto a la motivación. Hacer click aquí


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Reuniones de trabajo improductivas

Written by Mario Vargas on April 6, 2009 – 1:38 pm -

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Todos hemos recibido un mail donde se nos solicita nuestra participación en una reunión para ver un tema determinado y muchas veces hemos dicho : “otra reunión, ¿a qué hora realmente voy a trabajar?”

Y es que las reuniones en el trabajo son cada vez mas contínuas, mas largas y muchas de ellas mas improductivas. Si ustedes ya tienen algunos añitos laborando, podrán comprobar que antes tenían menos reuniones y ahora prácticamente todo el día están en ellas.

¿Qué hace que tengamos tantas reuniones?, ¿mucha desorganización y se necesita una reunión para ponerse de acuerdo?, ¿muchos temas al mismo tiempo por lo que se requiere toma de decisiones en conjunto?, ¿muchas cosas que mostrar?

Leí un libro titulado “Paren la reunión, quiero salirme” que no recuerdo en estos momentos el autor. Bueno, en este libro el autor contaba sus experiencias y demostraba que él había sido exitoso sin convocar a una sola reunión. Todo lo basaba en una coordinación uno a uno.

De repente eliminar completamente las reuniones sea una alternativa extrema pero si estoy seguro que pueden reducirse considerablemente ya que hay temas que pueden tratarse rápidamente en una coordinación con otra persona y luego con otra mas y solucionado el tema.

Quizá no puedas cambiar a la organización entera, pero en mi opinión, antes de convocar a una reunión hay que preguntarse si realmente el tema amerita una convocatoria, si las personas que voy a invitar son realmente las que deben estar, cuál es el objetivo de la reunión, etc.

Podemos leer el artículo “Trece Tips para tener Reuniones Efectivas” donde se detallan interesantes consejos para que si no nos queda otro remedio que convocar a una reunión, dicha reunión sea lo mas efectiva posible tanto para tí como para las personas que has convocado. Haz click aquí


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Eres buen jefe?

Written by Mario Vargas on March 25, 2009 – 12:33 pm -

Muchas veces criticamos al jefe, que no debiera hacer esto, que no debiera hacer lo otro, que los objetivos que pone están muy altos, no hay tiempo sin embargo exige y exige, no nos comprende, etc, etc. Se ha satanizado mucho la figura del jefe, haciendo bromas e infinidad de chistes respecto a esa posición. Sin embargo, ¿nos hemos preguntado a nosotros mismos, qué tan buenos jefes somos? (jefe, gerente, coach, director, líder, cómo lo llamemos), ¿no será que lo mismo que hablamos de nuestro jefe, los subalternos pueden también estar hablando de nosotros?

Se ha escrito mucho sobre qué hacer para ser un buen jefe, particularmente hay un artículo  interesante escrito por Daniela de León donde menciona temas referentes a escuchar a tu gente, ponerle objetivos retadores pero alcanzables, conocer a tu gente, saber escuchar, reconocer y otros puntos adicionales, para leer el artículo completo haga click aquí, es de hace un año pero es completamente vigente.

Solo un punto adicional. Podrán encontrar cientos de artículos referidos a cómo ser un buen jefe, cientos de recomendaciones podrán seguir, pero si no te nace de adentro, será muy difícil llegar a ser un buen jefe, un buen lider. Te debe nacer de adentro el escuchar a la gente, el querer reconocer su trabajo, el darle la palmadita en el hombro diciéndole “bien hecho”, el escuchar sus sugerencias con atención y deseos de aprender (ya que ellos también pueden enseñarte mucho). Si tú no sabes hacer postres pero sigues la receta al pie de la letra, quizá te salga un postre riquísimo. En el caso del jefe, podrás aplicar al pie de la letra toda la receta pero si no lo interiorizas, quizá el resultado no sea óptimo. Lo mejor, pienso, es aplicar los consejos pero interiorizándolos y viviéndolos de verdad, de esta forma tu gente podrá decir “qué buen jefe tenemos”.


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