Cómo decirle a un funcionario que llegue mas temprano a la empresa

Written by Mario Vargas on May 19, 2009 – 10:20 am -

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Los funcionarios de cierto nivel no tienen hora de ingreso, hay unos que llegan a la oficina a las 8am y otros que llegan a las 9:30 am. De cualquier forma, no es criticable siempre y cuando cumplan con los objetivos de su puesto.

Contaba un buen profesor que tuve, que en cierta empresa un gerente acostumbraba llegar temprano ya que esto le permitía avanzar varios puntos de su agenda, sin embargo, muchos de estos puntos implicaba coordinar con uno de los funcionarios que le reportaban y realmente necesitaba que dicho funcionario llegara mas temprano.

Este gerente podría haber dicho simplemente : “Luis, te voy a pedir que a partir de mañana llegues a las 8 am y no 8:45 am, gracias”, y seguro que Luis al día siguiente habría llegado a la hora que se le solicitó.

Sin embargo, este gerente no quería que el funcionario siga la indicación simplemente por obedecer, sino que debía actuar por convencimiento, debía llegar mas temprano con la convicción de que eso era lo mejor para él y para la compañía. Entonces diseñó un pequeño plan :

1) Buscó un tema que el funcionario dominara, es mas, que le apasione al funcionario.
2) Con base a ese tema, preparó una consulta. Esta consulta no necesariamente era vital para el gerente, pero la preparó de todos modos. Ejemplo : si el funcionario dominaba la reposición de inventarios en los centros de distribución, la pregunta podía ser, ¿cuál es el porcentaje de stock out (falta de inventario) en el centro de distribución de la zona norte?
3) Le pidió a su secretaria que lo llamara a las 8am a su oficina, sabiendo que no lo iba a encontrar. Le pidió también que si no lo encontraba le dejara el mensaje en la grabadora.

Cuando llegó el funcionario buscó sus llamadas y fue a buscar al gerente, así fue el dialogo :
Funcionario : Pedro, ¿necesitabas algo?
Gerente : Ah, hola Lucho, sí en realidad necesitaba un dato urgente para un tema que estoy preparando, era respecto a los stock out en el almacén de la zona norte, pero no te preocupes, ya obtuve el dato (se lo dijo en un tono muy amigable)
Funcionario : Ah, ok, cualquier cosa adicional me avisas.
Gerente : Gracias

El gerente siguió está mecánica durante dos días. Cada uno de estos días el gerente preparó una consulta diferente. El denominador común era un tema de total dominio y agrado del funcionario.

A partir del tercer día, el funcionario comenzó a llegar a las 8am ya que quería participar de los temas que el gerente requería y se sentía contento que el gerente le consultara asuntos que él dominaba.

Si bien, esta “metodología indirecta” no puede aplicarse en todos los casos, este ejemplo es una muestra de cómo se pueden comunicar las cosas a una persona sin ser muy directos, con el valor agregado de que la persona que recibe el mensaje lo recibe con mucha mayor profundidad que si lo hubiese recibido directamente o como una orden.

Cuando tú le haces sentir a las personas que son necesarias e importantes en un determinado tema, la persona se motiva y cambia de actitud.


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Menos reuniones en la Empresa

Written by Mario Vargas on May 18, 2009 – 6:31 pm -

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El tema de las reuniones en la empresa es bastante amplio. En un post anterior ya se había hablado sobre el exceso de las reuniones en la empresa e incluso se daban algunos tips de expertos sobre cómo sacarle provecho a una reunión cuando no había otra alternativa que tener que llevarla a cabo. Ver artículo Reuniones de Trabajo Improductivas haciendo click aquí. También pueden consultar el artículo Sobre las Reuniones en la empresa haciendo click aquí.

En esta ocasión permítanme darles un ejemplo concreto de cuándo no es necesario una reunión sino simplemente una coordinación directa.

A un ingeniero que trabajaba en una empresa textil, se le encargó ver el tema de un outsourcing con una compañía textil del medio ya que
la empresa se estaba quedando sin capacidad en la sección de tejeduría.

El tema demoraba demasiado, la gerencia le insistía al ingeniero y le pedía explicaciones de la demora. El ingeniero argumentaba que el abogado de la empresa aún no tenía el contrato completamente redactado.

El gerente nombró a una persona de planificación para que apoyar en el tema y solucione el entrampamiento. Esta persona de planificación en vez de convocar a una reunión (de esta manera hubiera procedido la mayoría) habló por separado a cada uno de ellos.

Resulta que el problema era solo de comunicación ya que cada uno de ellos hablaba un “idioma” diferente. El ingeniero era un técnico y el abogado no conocía de los términos en textiles. El abogado estaba esperando que el ingeniero le explicara los términos que no entendía para poder completar la redacción del contrato.

Por otro lado, el ingeniero no sabía que el abogado estaba esperando por esas explicaciones y simplemente pensaba qu el abogado se estaba demorando. Parece un problema muy simple de resolver y ustedes se preguntarán: “pero cuál era el problema, simplemente el ingeniero se hubiera acercado al abogado y problema resuelto”, pero los problemas mas simples a veces se vuelven complejos por una falta de comunicación.

Lo que hizo la persona de planificación simplemente fue que el ingeniero explicara los términos que había utilizado y el abogado completó el contrato al día siguiente.

No se necesitó de ninguna reunión. Que se hubiera podido resolver con una reunión, claro que sí, pero se optó por no hacerla y se obtuvo un buen resultado.

Casos como éste hay cientos en una empresa : problemas de comunicación, mala interpretación, falta de química entre las personas, etc etc. Como se manifestó en un post anterior, analicemos bien un tema antes de convocar a una reunión. Veamos, antes de citar a una reunión, sino hay otra alternativa antes de convocarla.



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Gripe AH1N1 y la Empresa

Written by Mario Vargas on May 18, 2009 – 11:59 am -

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Con el problema de la Gripe AH1N1 que ha estado golpeando y poniendo en riesgo a muchos países, muchas empresas sacaron su plan de contingencia para no detener sus operaciones.

Normalmente, un plan de contingencia abarca muchos aspectos pero en este caso en particular, que es un problema de salud, las empresas que cuentan con dicho plan tienen seleccionados quiénes son las personas claves en toda area o proceso de trabajo a fin de que sean ellos quienes permanezcan en la empresa en caso el resto de personal tenga que retirarse a sus hogares.

Normalmente son las grandes corporaciones, empresas grandes y algunas medianas las que tienen un plan de contingencia que abarca muchos aspectos. Sin embargo, esto nos debe hacer pensar en que toda empresa, por mas chica que sea, debería contar con un plan de contingencia.

Independientemente de la gripe AH1N1, posíblemente, dicho plan no sea muy amplio o detallado, pero si debe contemplar, definitivamente, el tema del personal :

- ¿Qué hacer si faltan varios trabajadores, sea el motivo que fuera?, ¿están preparados para que otros tomen las riendas por uno o mas días? Es por eso la importancia que una empresa debe dar a la preparación de la gente, ya que nadie es eterno en el puesto. En relación a la capacitación ya se ha escrito en un post anterior. Haga click aquí

Llevemos pues a la práctica lo que muchos difunden, que la gente es el principal activo de la empresa. La empresa debe preparar a la gente para que puedan asumir otros roles en el futuro, estos roles pueden ser al mismo nivel o a un nivel superior. Esta preparación soporta cualquier plan de contingencia en cuanto a personal se refiere.



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Sobre las reuniones en la empresa

Written by Mario Vargas on May 13, 2009 – 8:47 am -

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Alguna vez han asistido a una reunión de trabajo y después de hablar muchos temas han salido de la reunión y comprobado que todos han entendido cosas diferentes sobre lo que se dijo o sobre lo que hay que hacer??, no se preocupen que muchas veces es común.

En un post anterior se escribió sobre las reuniones, hacer click en Reuniones de Trabajo Improductivas, no es que esté en desacuerdo con las reuniones de trabajo, sino que muchas veces se realizan infinidad de reuniones que si sumamos, puede ocuparle a una persona unas 6 horas al día o quizás mas, entonces, ¿cuánto le queda para otras cosas?

Una reunión es necesaria cuando se requiere tocar un tema donde muchas personas tienen participación directa y es necesario tener su input al mismo tiempo. En este caso la comunicación uno a uno no es efectiva.

Lo que sí hay que diferenciar es de que la necesidad que una reunión sea llevada a cabo no garantiza que el tema a tratar sea solucionado, la reunión no garantiza la solución, la reunión es solo un FACILITADOR para que, de estar bien dirigida, pueda servir para tomar decisiones acertadas, he ahí el verdadero valor agregado de la reunión.

Si la reunión fue efectiva, no es suficiente tampoco, hay que diseñar un buen sistema de seguimiento, ya que las tareas y/o estrategias a seguir para enfrentar un determinado tema, pueden ser las correctas pero si no se realizan, nada va a cambiar.

Volviendo al tema, el organizador de la reunión debe dejar bien claro el objetivo de la misma, hacer volver al camino en caso de que el tema se esté desviando por otro lado y dejar bien en claro las conclusiones a las que se ha llegado con los responsables si es que los hubiera. Un acta es importante ya que las palabras se las lleva el viento y muchas personas, a veces, sufren de amnesia.

El acta, a no ser que sea algo muy formal, o la política de la empresa así lo exige, no tiene que ser un escrito muy extendido. Solo debe mencionar a los asistentes, los puntos que se tocaron y las conclusiones y/o tareas que se han acordado con los responsables de llevarlas a cabo.

Buena suerte en sus reuniones.



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