La logística y los extremos del espectro

Written by Mario Vargas on March 31, 2009 – 8:57 am -

De acuerdo al post anterior, podemos trazar una recta en donde en el extremo izquierdo ubicamos “100% Planificación” y en el extremo derecho ubicamos “100% Reacción”.
100% Planificación significa planificar y preveer todo, desde la planeación de la demanda, hasta la compra de insumos para satisfacer dicha demanda. Este extremo no admite desviaciones entre lo planeado y lo realizado, tal vez admitiría ciertas desviaciones en caso de que su política de inventarios las cubra. Es un extremo del espectro. Solo para aclarar, las compañías que planifican todo (el 100%) pero están preparadas para las desviaciones no pertenecen a este extremo, ellas están mas hacia la derecha de la recta. En este extremo “están las extremas”, en realidad éstas prácticamente ya no existen pero se ha considerado para tener bastante claro este extremo del espectro.
En el otro extremo, está 100% reacción, es una corriente que piensa que por mas sofisticados que sean los métodos de planeación de la demanda, nunca se va a poder preveer la demanda real, por tal motivo, mas vale prepararse a ser reactivos, es decir, tener la capacidad de responder rápidamente anter cualquier estímulo de la demanda.
En realidad ambos extremos son inconvenientes, no quiero decir que planificar sea malo, al contrario, las empresas deben planificar todo. Lo malo está cuando una empresa tiene escasas soluciones o simplemente no tiene un plan de contingencia cuando las cosas salen diferentes a las planificadas. Por tal motivo, si se ubica en el extremo con la seguridad - o esperanza - de que todo saldrá como lo planificó, es una posición realmente inconveniente.
Una empresa debe planificar todo, de esta manera se sincroniza la cadena de abasto de una manera muy eficiente, se disminuyen los costos de la operación, se puede tener mayor visibilidad sobre lo que va a venir y así poder prepararse, sin embargo esto no es suficiente. Además de planificarlo todo, debe desarrollar la capacidad de “poder reaccionar como si no hubiese planificado nada” ¿se ve la diferencia?. Si una empresa tiene un nivel avanzado de planificación, pero a su vez un alto grado de respuesta a los imprevistos, entonces, esta empresa tiene una ventaja competitiva muy poderosa y muy dificil de vencer.
Hablando solo desde el punto de vista productivo-logístico ¿cómo puede prepararse para poder reaccionar rápidamente? pues mejorando y agilizando sus procesos, ejemplos : menores lead times (tiempo de demora entre la colocación de una órden de compra hasta que llega a los almacenes de la empresa) de insumos previa negociación de compras - se negocia no solo precio sino también lead time -, un proceso fluido de abastecimiento de insumos a las lineas de producción, lineas de producción que faciliten la limpieza rápida y el mantenimiento preventivo, entrenamiento del personal para cambios rápidos de producto, proceso de entrega agil hacia los almacenes, flota de transporte siempre al servicio de la compañía para trasladar el producto hacia los centros de distribución y/o clientes. En fin, hay una serie de oportunidades de mejora a lo largo de la cadena que pueden en conjunto llevar a la empresa a una posición insuperable con dos armas muy poderosas : 1.- Un alto grado de planificación y 2.- Un alto grado de capacidad de reacción.
Ahora si ¿podemos ya ubicarnos en qué punto estamos?





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La logística y los extremos del espectro-Introducción

Written by Mario Vargas on March 30, 2009 – 9:33 am -

Si una empresa manufacturera no trabaja con pedidos sino que trabaja para stock (como bienes de consumo masivo por ejemplo), es conocido por todos que primero hay que planificar la demanda con base a las ventas históricas, tendencias, estacionalidades que pudiesen existir y teniendo en cuenta también la situación actual y los acontecimientos que pudiesen ocurrir. Luego de planificar la demanda y teniendo un estimado de las ventas futuras, se procede a realizar el plan de distribución, es decir, la forma cómo se va a canalizar dicha demanda a través de los diferentes almacenes o canales de distribución de la empresa. Luego viene el plan de producción, que dependiendo del nivel de inventarios que tenga la empresa en ese momento, tendrá o no semejanza con el plan de ventas que se ha estimado. Por último viene el plan de compras de los insumos, donde se planifica la compra - previa revisión de los niveles de inventario. Lo descrito es un esquema general del sistema logístico : Plan de Ventas, Plan de Distribución, Plan de Producción y Plan de Compras, el cual abarca toda la cadena de abastecimiento.
Es conocido y lógico que para que este sistema sea eficiente y cumpla con los objetivos, la planeación de la demanda debe ser hecha de la mejor manera posible y para esto existen una serie de mecanismos, técnicas estadísticas y software que ayudan en este sentido y es en este punto donde hay que considerar el tema de “los extremos del espectro”. En un extremo está “100% de planificación” y en el otro está “100% reacción”. ¿En qué punto del expectro se encuentra tu empresa? ¿es full planificación? ¿es full reacción? Lo mas probable es que no sea ni lo uno ni lo otro, entonces ¿en qué punto está? Si trazamos una recta donde en el extremo izquierdo se sitúa “full planificación” y en el extremo derecho colocamos “full reacción”, ¿en qué punto está, en el medio, mas a la derecha, mas a la izquierda?
En el siguiente post haremos algunos comentarios al respecto que nos ayudarán a precisar en qué punto estamos y en qué punto es mas conveniente estar.




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Es la gente el principal activo de la empresa?

Written by Mario Vargas on March 26, 2009 – 3:32 pm -

Ante esta pregunta la respuesta sería indudablemente que si, ya que la gente le da vida a la empresa, es el motor del cambio y la que realmente hace crecer a la organización.  Sin embargo, muchas empresas, a pesar de que opinan de esta misma manera, a pesar de que lo tienen bien presente en sus discursos, a la hora de la verdad, toman decisiones que van en contra de la gente.

El caso mas ilustrativo y conocido es cuando las ventas no van bien. Cuando las ventas disminuyen las compañías deciden disminuir gastos para mantener las utilidades o en todo caso para perder lo menos posible, y adivinen cuál es uno de los rubros en que piensan primero……………………………adivinaron, generalmente se piensa en disminuir personal.

La pregunta que haría es si realmente al disminuir personal se soluciona el problema, ¿no decían que era el principal activo? nadie se deshace de su principal activo, lo conserva hasta el último momento, ya que el principal activo aparte del valor intrínseco que tiene, proporciona con su funcionamiento grandes beneficios a la compañía. Acaso cuándo disminuyen las ventas la empresa piensa en vender la maquinaria. Tendría lógica ¿no?, si las ventas bajan, la producción también disminuye, por lo tanto no necesito tanta maquinaria, si no voy a fabricar demasiado producto. ¿Saben por qué la empresa no vende la maquinaria?, porque considera que cuando se recuperen las ventas esa maquinaria se va a necesitar, si la venden tendrían que volver a comprarla, también tienen lógica ¿verdad? y muy buena lógica.

Sin embargo esta misma lógica no se emplea en caso de la gente. La gente tiene una serie de conocimientos adquiridos en el tiempo que viene trabajando en la empresa, por supuesto que tiene una formación profesional o técnica de base y a esto se agrega los conocimientos específicos propios de la empresa. Si la gente se va, cuando las ventas se recuperen, la empresa se verá obligada a contratar otro personal, ¿saben cuánto le cuesta a una compañía preparar a un personal nuevo?.

Escuché en una oportunidad un ejemplo : Se dice que un empleado cometió un error que ocasionó ciertos problemas, entonces se le pidió al gerente del área (donde trabajaba dicho empleado) que lo despidiera, a lo cual el gerente respondió : “¿despedirlo? ¿estás loco? ¿y todo lo que he invertido en él para que se formara?”. Esta es una muestra de una lógica que piensa en el factor humano. La empresa invierte en una persona durante mucho tiempo, la persona tarde o temprano como ser humano que es, puede equivocarse, pero aprenderá también de sus errores y será cada vez mejor como persona y/o profesional.

Pensemos en ésto desde ambos puntos de vista, de empleado y de empleador, a veces no es facil ser consecuente pero cuando las cosas van mal, hay que buscar otros caminos que la misma gente podría contribuir a encontrarlos.




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Eres buen jefe?

Written by Mario Vargas on March 25, 2009 – 12:33 pm -

Muchas veces criticamos al jefe, que no debiera hacer esto, que no debiera hacer lo otro, que los objetivos que pone están muy altos, no hay tiempo sin embargo exige y exige, no nos comprende, etc, etc. Se ha satanizado mucho la figura del jefe, haciendo bromas e infinidad de chistes respecto a esa posición. Sin embargo, ¿nos hemos preguntado a nosotros mismos, qué tan buenos jefes somos? (jefe, gerente, coach, director, líder, cómo lo llamemos), ¿no será que lo mismo que hablamos de nuestro jefe, los subalternos pueden también estar hablando de nosotros?

Se ha escrito mucho sobre qué hacer para ser un buen jefe, particularmente hay un artículo  interesante escrito por Daniela de León donde menciona temas referentes a escuchar a tu gente, ponerle objetivos retadores pero alcanzables, conocer a tu gente, saber escuchar, reconocer y otros puntos adicionales, para leer el artículo completo haga click aquí, es de hace un año pero es completamente vigente.

Solo un punto adicional. Podrán encontrar cientos de artículos referidos a cómo ser un buen jefe, cientos de recomendaciones podrán seguir, pero si no te nace de adentro, será muy difícil llegar a ser un buen jefe, un buen lider. Te debe nacer de adentro el escuchar a la gente, el querer reconocer su trabajo, el darle la palmadita en el hombro diciéndole “bien hecho”, el escuchar sus sugerencias con atención y deseos de aprender (ya que ellos también pueden enseñarte mucho). Si tú no sabes hacer postres pero sigues la receta al pie de la letra, quizá te salga un postre riquísimo. En el caso del jefe, podrás aplicar al pie de la letra toda la receta pero si no lo interiorizas, quizá el resultado no sea óptimo. Lo mejor, pienso, es aplicar los consejos pero interiorizándolos y viviéndolos de verdad, de esta forma tu gente podrá decir “qué buen jefe tenemos”.


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Emprendedores y Empresas

Written by Mario Vargas on March 24, 2009 – 8:30 am -

Si nosotros tenemos un escritorio de 140×75cm todo lo llenamos de cuadernos, el teléfono, documentos, folletos, etc etc. y decimos “me falta espacio”. Sin embargo, si tuviéramos un escritorio en forma de L con 4m de largox75cm de ancho, les aseguro que la mayoría de las personas se encargarían de tenerlo completamente lleno : le agregan la PC, la impresora, otra maquinita adicional, mas cuadernos, etc, etc. Me gusta usar este ejemplo para demostrar que si disponemos facilmente de los recursos, realmente no nos preocupamos mucho de generar ideas innovadoras para obtener beneficios con pocos recursos.
Las empresas, buscando optimizar sus costos, incentivan al personal a generar ideas creativas, que les permitan hacer su trabajo eficientemente sin muchos recursos a la mano o con un presupuesto recortado y/o a generar proyectos que permitan un ahorro a la empresa o un ingreso adicional.
A veces pensamos que para generar buenas ideas que funcionen se necesita mucha complejidad, sin embargo, hay muchos ejemplos, donde ideas simples que a primera vista parece que no van a funcionar, resultan ser grandes proyectos que en la actualidad están en plena ejecución.
Para muestra les doy el siguiente link, Emprendedores, donde ingeniosas personas convirtieron ideas simples en grandes proyectos.  Y no podía faltar la selección hecha por la Revista Fast Company sobre las Empresas mas Innovadoras,  excelente.

Tú puedes también generar buenas ideas ya sea para dar valor agregado a tu empresa o para ti mismo, para generar tus propios ingresos.




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Día Mundial del Agua y los Proyectos

Written by Mario Vargas on March 23, 2009 – 3:14 pm -

Ayer se celebró el día mundial del agua y ha sido un buen momento para reflexionar sobre la forma como utilizamos esta fuente de vida. Sabemos de la escasez de agua que existe, especialmente en los países subdesarrollados y también sabemos que el futuro está comprometido sino hacemos hoy algo al respecto.
¿Qué estamos haciendo nosotros en nuestros hogares?, ¿qué le estamos enseñando a nuestros hijos al respecto?, ¿nos lavamos los dientes con el caño abierto?, ¿dejamos la ducha abierta mientras nos enjabonamos?, son preguntas sencillas pero que describen todo lo que podemos hacer para poner nuestro granito de arena en ayudar a la conservación del agua.
Las empresas lógicamente tienen mucho que hacer al respecto. Dependiendo del tipo de industria manufacturera, algunas consumen mas agua o menos agua. Es importante que las empresas tengan varios proyectos para la buena utilización y reutilización del agua. Existen empresas que han ejecutado proyectos de reutilización utilizándola para el regado de jardines internos, regado de parques en convenio con la municipalidad, para los baños, etc. por supuesto, esto va a depender del tipo de industria de que se trate.
Que el Día Mundial del Agua haya sido no solo un momento de reflexión sino también una “ocasión para la acción”, una ocasión para ser creativos en diseñar formas de reutilización y de buena utilización de esta fuente de vida.
Los proyectos en una empresa para el buen uso del agua deben ser parte de la estrategia de una compañía, acá no podemos analizarlo desde el punto de vista de un VAN (Valor Actual Neto) o un TIR (Tasa Interna de Retorno), porque es un tema estratégico, un tema que de no hacerlo llevaría el Riesgo hacia niveles muy elevados.




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Qué Proyecto es mas rentable III

Written by Mario Vargas on March 23, 2009 – 12:16 am -

Continuando con la elección del Proyecto mas rentable, habíamos dicho que no necesariamente debería elegirse el proyecto de 20%. Con un sencillo ejemplo demostramos que el proyecto de 8% podría ser mejor y esto va a depender realmente de la riqueza que pueda generar cada proyecto, esta riqueza es el Valor Actual Neto (VAN).

Sin embargo, quedó un importante tema para analizar, este tema se llama El Riesgo. Existen proyectos que podrían tener la misma rentabilidad pero con riesgo diferente, es decir, uno de ellos tiene mayor probabilidad de cumplirse de acuerdo a lo estimado que el otro. El proyecto de mayor riesgo podría en la realidad tener una performance menor a lo estimado. Lo que ocurre normalmente es que el proyecto de mayor riesgo ofrece una rentabilidad mayor. Es el mismo caso que la bolsa de valores, los bonos del tesoro americano, por ejemplo, no pagan mucho, pero la seguridad de que cobrarás tu dinero es alta., es una inversión de poco riesgo. Cuando depositas tu dinero en un banco es una inversión de poco riesgo pero el interés que te pagan es bajo.

Por lo tanto, va a depender de la capacidad a arriesgarse que tenga una persona para que elija un proyecto u otro. En muchas situaciones, no hay una elección buena o mala, depende de la aversión al riesgo de la persona que toma la decisión. Claro, el factor riesgo forma parte del costo de capital al que se descuentan los flujos de un proyecto, de esta manera se intenta cuantificar dicho factor en la evaluación del proyecto.

Tengamos en cuenta este tema cuando evaluemos proyectos en nuestras empresas. Muchas veces preparamos un proyecto, estimamos cantidades y asumimos implícitamente que todo se va a cumplir y es ahí cuando tenemos proyectos con rentabilidades altas que luego podrían no cumplirse del todo.






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Qué Proyecto es mas rentable - II

Written by Mario Vargas on March 19, 2009 – 5:17 pm -

En el post anterior se dejó la interrogante respecto a qué proyecto escogerías en el caso de que uno tuviera una rentabilidad de 8% y el otro de 20%. Esta pregunta la hizo un profesor de la maestría en el curso Evaluación de Proyectos. Desconozco cuál ha sido tu respuesta pero si puedo decirte que en aquella oportunidad muchos alumnos respondieron que escogerían el proyecto cuya rentabilidad era de 20% (a decir verdad en aquella oportunidad yo me quedé con la duda, ya que intuía que la pregunta tenía un trasfondo).
Pues bien, la respuesta es DEPENDE. Con solo esos datos de rentabilidad no es suficiente para tomar una decisión adecuada. No porque un proyecto tenga 20% de rentabilidad tiene que ser necesariamente mejor que el de 8%, qué les parece si les dijera que el proyecto de 20% consiste en comprar una camisa en US$ 10 y venderla en $12, dicho proyecto de negocio me da 20% pero solo gano 2 dólares en la transacción. Y si el proyecto de 8% fuera comprar esas mismas camisas en $10 pero en esta oportunidad comprar 100 camisas a ese precio y venderlas en $10.8. Haciendo los cálculos tenemos que invertiríamos US$ 1,000 y obtendríamos $ 1,080, o sea, una ganancia de US$ 80 mientras que con la opción anterior solo US$ 2.

Con este sencillo ejemplo comparativo solo deseo demostrar que la tasa interna de retorno no es lo único que hay que tener en cuenta sino también la riqueza que el proyecto generará. En este sentido el Valor Actual Neto (VAN) es un mejor indicador ya que te proporciona ese valor “riqueza” que cada proyecto genera.

Existe otro factor fundamental a considerar que lo mencionaremos en un siguiente post.


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Qué Proyecto es mas rentable?

Written by Mario Vargas on March 13, 2009 – 5:11 pm -

Muchas veces en el plano académico o en situaciones reales, nos preguntamos qué proyecto es mas rentable entre dos alternativas. Ante esto primeramente me permitiría hacer una pregunta. Si tengo un Proyecto A que me da una rentabilidad de 8% y un Proyecto B con una rentabilidad de 20%, ¿cuál de los dos escogerían?, pongámonos en el caso de que son exluyentes, es decir, solo podemos escoger uno de ellos.

 

Antes de responder a la pregunta, repasemos el análisis que se realiza para evaluar la bondad de un proyecto. En primer lugar colocamos todas las inversiones y desembolsos iniciales para que el proyecto pueda ejecutarse, normalmente se colocan en el periodo cero del flujo de caja, pero eso no quiere decir que no puedan colocarse en el periodo 3, 5, o cualquier otro, esto depende en qué momento se requiere la inversión. Asimismo, también podría colocarse en el periodo -1 ó -2 en caso de que se trate de un proyecto de gran envergadura donde las inversiones tengan lugar mucho tiempo antes del punto de inicio.

 

En segundo lugar colocamos todos los ingresos incrementales periodo a periodo, es decir, aquellos que se van a generar si y solo si se realiza el proyecto.

En tercer lugar colocamos todos los egresos incrementales, aquellos que se presentarían si el proyecto se realiza.

En cuarto lugar se pueden colocar las depreciaciones que se generarán como consecuencia de los activos comprados. Estas depreciaciones se utilizan para calcular impuestos y luego se les coloca con signo contrario a fin de anular su monto, ya que en un flujo de caja, como sabemos, solo se colocan ingresos y salidas de efectivo. La depreciación nos interesa para calcular el efecto de los impuestos en el flujo de caja.

Como quinto o pasos adicionales, se coloca el valor de recupero al término del proyecto o si el proyecto no tiene un horizonte finito de duración, se coloca un valor que represente los flujos futuros.

 

Luego de toda esta información, se calcula la tasa interna de retorno, el valor actual neto (a un costo de capital determinado), el periodo de recupero de la inversión y/o el beneficio/costo. Estos son los indicadores mas conocidos para evaluar la bondad del proyecto.

 

Sobre la pregunta que hice al principio, el 8% y el 20% son precisamente los valores de la tasa interna de retorno de cada proyecto.

 

Vuelvo a hacer nuevamente la pregunta, ¿cuál de los dos proyectos excluyentes escogerían?? Pues bien, en mi siguiente post daremos la respuesta. Hasta la próxima

 


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Convirtiendo el presupuesto de capacitación en una inversión

Written by Mario Vargas on March 12, 2009 – 11:47 am -

Mucho se ha comentado de que el principal activo de una empresa es su gente, lo cual es bastante cierto, ya que los colaboradores de una empresa son el verdadero motor, son los que hacen que la empresa tenga vida y salga hacia adelante.  Es precisamente que con esta base muchas empresas capacitan a sus empleados. Estas capacitaciones son muy variadas, desde cursos administrativos hasta cursos técnicos.

Esto está muy bien, sin embargo no caigamos en un esquema de capacitar por capacitar,  enviando a la gente a todo curso que se presente con la finalidad de cubrir un presupuesto. Este tema de la preparación a la gente debe estar muy correlacionada con la estrategia de la empresa, de tal forma que lo desembolsado para capacitación sea verdaderamente una inversión que genere sus frutos. La empresa, sea grande o pequeña, tiene una estrategia trazada y objetivos a cumplir, por tal motivo, los expertos recomiendan varios pasos para elaborar un plan adecuado de capacitación, un plan que convertirá el presupuesto de capacitación en una verdadera inversión :

1.- Teniendo muy clara la estrategia y los objetivos empresariales, debe elaborarse el perfil que debe tener cada uno de los colaboradores de la compañía. Este perfil debe responder a cada uno de los roles dentro del negocio, en otras palabras, debe ser hecho de tal forma que la persona que cumpliera el perfil, sería la persona ideal para el puesto. Este perfil debe contemplar tanto la parte técnica de conocimiento como la parte humana.

2.- Una vez definido el perfil, debe realizarse una evaluación de los colaboradores. Muchas veces esta evaluación requiere el apoyo de personas especializadas que utilicen técnicas adecuadas, por tal motivo, a falta de presupuesto, puede empezarse con las personas claves.

3.- Ahora ya se tiene tanto el perfil del puesto como la evaluación, la cual nos ha proporcionado información acerca de qué tanto cumple nuestro colaborador dicho perfil. En este paso, entonces, se evalúa la diferencia existente entre lo que se desea y lo que se tiene. Esta diferencia puede ser técnica o humana. En lo que se refiere a técnica, podría ser que el empleado necesita un curso de estadística o uno de administración general. En la parte humana, generalmente mas delicada, podría ser que se requiera una persona muy extrovertida, esto no se enseña en un curso, esto es parte de la personalidad de cada individuo, por lo que si la distancia es insalvable, la información obtenida es muy valiosa para colocar al empleado en un puesto mas acorde a su forma de ser, de seguro en ese puesto puede ser muy productivo y de seguro un individuo mas feliz con su trabajo.

4.- El cuarto paso es diseñar el cuadro de capacitación de acuerdo a lo que verdaderamente necesita la gente, buscando cursos de diferente índole con su respectivo cronograma.

5.- De acuerdo al paso anterior se elabora el presupuesto respectivo. El monto resultante si puede ser tomado como una inversión, ya que está bien canalizada en lo que realmente se requiere.

Si queremos ir mas a profundidad en la capacitación, podemos capacitar a personas clave a fin de que puedan desempeñarse a futuro en puestos de mayor responsabilidad, para lo cual se pueden seguir los mismos pasos.



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